Pasos para realizar un proyecto
Cada sector requiere de unos requisitos específicos. No es lo mismo
un proyecto de arquitectura que un desarrollo de un nuevo software.
Obvio. Sin embargo, existen pasos para hacer un proyecto que son comunes
a cualquier tipología.
Como verás la fase de inicio e investigación lleva su esfuerzo. Lo
mejor es que usando apps fáciles de manejar y flexibles, podemos poner
cuanto antes a realizar una primera planificación.
Paso 1: Objetivo del proyecto
Identificar una necesidad para elaborar un proyecto.
En esta fase inicial definimos un objetivo claro y concreto a
perseguir. Desde el principio, debemos saber qué nos hacer embarcarnos
en la planificación, gestión y ejecución de un proyecto, sea de la
complejidad que sea.
Puede suceder que durante el desarrollo del proyecto, se retoquen
tantas cosas que parezca que hemos cambiado por completo el objetivo
inicial. Pero no es así. Por ejemplo, al crear una nueva aplicación
online, podemos tener sólo la información del primer bloque de
desarrollo —ya que se suele seguir una metodología Scrum. Esto hace que
no sepamos hacia dónde se dirigirá el proyecto. Sin embargo, siempre
tendremos presente que la app que vamos a desarrollar cumplirá una
necesidad básica en nuestro usuario. De ahí, partimos con la idea.
Así pues, marca un objetivo claro, sencillo y sin ambigüedades.
Paso 2: Investigación
Primera recogida de información. Una vez sepamos la
misión del proyecto, es momento para recoger los datos posibles en esta
fase también temprana. Será los necesarios para comenzar cuanto antes
con la primera planificación del proyecto.
En la reunión de arranque —también conocida como Kick-off—, el equipo
se reúne para aclarar los primeros puntos más generales de su trabajo
para las próximas semanas. Sin embargo, también sirve y mucho, para
obtener nuevas líneas de investigación. Lo que quiere decir que surgen
dudas, y cuantas más sin responder, mejor. ¿Acaso no es mejor que salgan
las preguntas antes de que sucedan los contratiempos sin respuesta? Así
podremos elaborar un proyecto más eficaz y con mejores tomas de
decisión.
Paso 3: Metodología de proyecto
¿Qué tipo de proyecto desarrollaremos? Dentro de la
fase de recogida de información, hay un momento en el que debemos
seleccionar la metodología adecuada a nuestro tipo de proyecto.
Existen metodologías predictivas, orientadas a averiguar cuanto antes
las siguientes fases del proyecto. Con ellas, sabremos dónde están los
cuellos de botella, los plazos de entrega de las actividades, el camino
crítico que debemos seguir para terminar el proyecto en el plazo que
marca nuestra planificación predictiva.
Tenemos también las metodologías ágiles, diseñadas para gestionar los
contratiempos y cambios de última hora. Es básica en proyectos con un
alto grado de incertidumbre. Como en el mundo del software, en donde la
información suele venir poco a poco, y sus entregables son por bloques.
Las revisiones continuas son básicas para ir desarrollando el producto o
servicio que tenemos entre manos.
Por suerte, desde hace poco, tenemos la posibilidad de usar gestores
de proyectos como Sinnaps, capaces de gestionar proyectos con ambas
metodologías al mismo tiempo. Aplicando las ventajas de predictivas y
ágiles, para lograr adaptar los proyectos a la actual necesidad del
mercado.
Gracias a las metodologías combinadas y al elaborar un proyecto, su
resultado será mucho más efectivo y dirigido a las necesidades reales
del cliente. Porque el objetivo es hacer panificaciones que reflejen
verdaderamente la realidad de lo que queremos, buscamos y tenemos.
Paso 4: Ya puedes planificar
¡Empezamos a planificar! Y lo hacemos con las
primeras actividades del proyecto. Asignamos unas tareas a cada uno, de
la manera más fácil con nuestra app. Les damos las relaciones o vínculos
necesarios a cada actividad. Es decir, hasta que no terminen ciertas
tareas, no podemos utilizar otras. El motivo más común de que suceda
esta situación es que podemos necesitar el resultado obtenido en la
primera actividad, para realizar la segunda.
Lo importante es poner en funcionamiento la maquinaria. Y presentar
así una primera planificación al resto del equipo para que empiecen
cuanto antes a pasar a la acción.
Paso 5: Identifica recursos
Recursos disponibles. En esta primera planificación
extraemos una función imprescindible: la de identificar y asignar los
recursos necesarios en cada actividad. Añadiremos el consumo total
estimado y dejaremos que las personas que trabajarán realmente con
ellos, imputen su consumo real. Así funcionan las apps innovadoras y
colaborativas como Sinnaps.
Paso 6: Plan de comunicación
Definir un plan de comunicación con el equipo. Tras
la primera reunión de arranque, vamos creando una estrategia y
calendario de comunicación. Se trata de las funciones más importantes de
todo profesional que decide hacer un proyecto con un equipo de
colaborares.
En el plan deberán aparecer las reuniones de seguimiento y los hitos.
Cada una tendrá sus necesidades. Las primeras, atienden únicamente a
revisar cómo se están haciendo las cosas. En las segundas, se toman las
decisiones importantes que afectarán al futuro del proyecto, en base a
los objetivos alcanzados en el momento de la reunión de hito.
Paso 7: Evalúa al instante
Evaluación constante del funcionamiento del proyecto.
Como hemos visto en el punto anterior, el feedback con el equipo en las
reuniones de seguimiento es fundamental. Proporcionaremos los
documentos de soporte y las herramientas adecuadas para el equipo, con
las que puedan evaluar en cualquier momento y al instante el
funcionamiento real del proyecto.
Paso 8: Reutiliza proyectos
